Kennst du das? Du willst dein Dokument ordentlich formatieren, doch statt einheitlicher Formatierungen kämpfst du mit Formatierungsproblemen? 🤯
Dabei gibt es eine einfache, zeitsparende Lösung für dieses nervige Problem: Formatvorlagen.
Formatvorlagen ermöglichen dir, Texte und Abschnitte einfach zu formatieren, ohne ständig manuelle Anpassungen vornehmen zu müssen und vor allem sie einheitlich zu formatieren.
In diesem Beitrag erkläre ich dir, wie du mit Formatvorlagen dein Dokument professionell und einheitlich gestaltest – und dir dabei jede Menge Zeit und vor allem Formatierungsfrust sparst.
1. Was sind Formatvorlagen?
Formatvorlagen beinhalten vordefinierte Einstellungen für Schriftart, -Größe, -Farbe, Abstände und mehr. Statt jede Überschrift oder jeden Absatz manuell zu formatieren, kannst du mit einem Klick eine Formatvorlage anwenden.
Du findest die Formatvorlagen in Word in der Registerkarte Start, im Bereich Formatvorlagen. Hier findest du einige von Word vordefinierte Formatvorlagen, wie z. B. "Titel", "Überschrift 1" oder "Zitat".
2. Welche Formatvorlagen gibt es?
Die gesamte Auswahl dieser Formatvorlagen nennt man Formatvorlagensatz. Ein Formatvorlagensatz besteht aus verschiedenen Formatvorlagentypen:
Absatzformatvorlagen sind für die Absatzausrichtung, Zeilen- und Absatzabstände gedacht und werden daher auf Absätze angewendet
Zeichenformatvorlagen beinhalten Einstellungen für Schriftart und -größe. Sie werden auf Text angewendet
Verknüpfte Formatvorlagen sind eine Mischung aus Absatzformatvorlage und Zeichenformatvorlage. Das können zum Beispiel Überschriften sein. Eine Überschrift stellt einen Absatz dar, aber gleichzeitig besteht die Überschrift aus Text
Tabellenformatvorlagen beinhalten Einstellungen für Tabellenelemente
Listenformatvorlagen enthalten Einstellungen für Aufzählungszeichen & Einrückungen und werden für Nummerierungen oder Aufzählungen genutzt
3. Eigene Formatvorlagen erstellen
Da wir ja meistens ein spezifisches, firmenbezogenes Design in unseren Dokumenten abbilden möchten, reichen die bestehenden Formatvorlagen meist nicht aus bzw. entsprechen nicht unseren Vorstellungen. Daher macht es meistens Sinn, sich eigene Formatvorlagen anzulegen:
Klick Registerkarte Start, Bereich Formatvorlagen und hier auf den kleinen Pfeil unten rechts. Es öffnet sich das Formatvorlagen-Fenster
Wähle in diesem Fenster unten links "Neue Formatvorlage" aus und passe Name, Schriftart, -Farbe, -Größe, Textausrichtung, Zeilenabstände & mehr an
Speichere deine Vorlage – fertig!
Die Formatvorlage erscheint jetzt in der Registerkarte Start bei den anderen Formatvorlagen.
Pro-Tipp: Mit der Tastenkombination ALT + STRG + UMSCHALT + S öffnest du direkt das Formatvorlagen-Fenster.
4. Formatvorlagen bearbeiten
Möchtest du eine bestehende Formatvorlage bearbeiten, hast du hier zwei Möglichkeiten:
Änderung im Dokument vornehmen
Du formatierst den entsprechenden Text so, wie du ihn haben möchtest. Dann gehst du in den Bereich Formatvorlagen, wählst hier die entsprechende Formatvorlage aus, machst einen Rechtsklick und wählst „.... aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen“ aus. Deine gespeicherte Formatvorlage passt sich dann deiner manuellen Formatierung an
Formatvorlage anpassen
Gehe über die Registerkarte Start, in den Bereich Formatvorlagen. Mache einen Rechtsklick auf die Formatvorlage, die du anpassen möchtest, und gehe anschließend auf „Ändern…“. So kommst du wieder auf die Einstellungs-Maske zurück, mit der du auch Formatvorlagen erstellst
5. Formatvorlagen anwenden
Wenn du deine Formatvorlagen jetzt anwenden möchtest, klicke hierfür den entsprechenden Absatz oder Text an oder markiere den entsprechenden Bereich, auf den du die Formatvorlage anwenden möchtest. Als Nächstes gehst du wieder in die Registerkarte Start, in den Bereich Formatvorlagen und suchst hier deine gewünschte Formatvorlage aus. Anschließend klickst du sie einfach an und zack, dein Text ist entsprechend formatiert! Das war's auch schon.
6. Meine persönlichen Empfehlungen
Bevor du mit der Erstellung deiner eigenen Formatvorlagen beginnst und anschließend den Inhalt deines Word-Dokuments formatierst, möchte ich dir folgende persönliche Tipps mitgeben:
Mache dir vorab Gedanken, welche Formatvorlagen du wirklich benötigst. Lege dir hierfür z. B. ein separates Word-Dokument an, in diesem du alle Formatvorlagen mit Bezeichnung & Eigenschaften als Grundlage herunterschreibst
Bevor es an die Formatierung geht, blende dir immer das Formatvorlagen-Fenster mit dem Shortcut ALT + STRG + UMSCHALT + S ein. So geht's viel, viel schneller
Nutze den Formatierungspinsel richtig. Klickst du den Formatierungspinsel in der Registerkarte Start, im Bereich Zwischenablage doppelt, kannst du ein kopiertes Format mehrmals übertragen
Fazit
Formatvorlagen sind der Schlüssel zu professionell aussehenden Word-Dokumenten, die schnell erstellt sind und das ganz ohne Formatierungschaos. Mit nur wenigen Klicks sorgst du für einheitliche & übersichtliche Texte.
Egal, ob du Überschriften, Absätze oder Listen formatierst, mit Formatvorlagen hast du immer die Kontrolle über das Layout. Also, verabschiede dich von stundenlangem Herumärgern mit manuellen Anpassungen.
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Bis bald, deine Alex ✨
