Nie wieder einen Termin vergessen – mit diesen 4 Outlook-Kalender-Funktionen klappt’s!

Kennst du das? Ein wichtiger Termin oder eine Deadline rutscht dir durch und plötzlich wird es hektisch. Kein gutes Gefühl - vor allem, wenn es um berufliche Verpflichtungen geht.

Zum Glück kannst du mit den richtigen Outlook-Funktionen verhindern, dass dir jemals wieder ein Termin oder eine Aufgabe durchgeht. Dein Kalender kann dich aktiv dabei unterstützen, den Überblick zu behalten.

In diesem Beitrag lernst du die besten Outlook-Einstellungen kennen, mit denen du nie wieder einen Termin vergisst.

Inhaltsverzeichnis

1. Automatische Erinnerungen einstellen

2. Kategorien anlegen für mehr Übersicht

3. Serientermine sinnvoll nutzen

4. Aufgaben in den Kalender integrieren

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1. Automatische Erinnerungen einstellen

Erinnerungen sind die einfachste und effektivste Möglichkeit, sicherzustellen, dass du keine Termine oder Aufgaben mehr vergisst. So richtest du sie ein:

• Öffne deinen Outlook-Kalender und erstelle einen neuen Termin

• In Terminen kannst du über die Registerkarte Termin im Bereich Optionen eine Erinnerung hinzufügen

  
  

Wähle einen Zeitpunkt, der dir genug Vorlauf für die Vorbereitung gibt, sei es das Öffnen von Unterlagen oder die Vorbereitung des Besprechungsraums.

2. Kategorien anlegen für mehr Übersicht

Farbliche Markierungen helfen dir, Termine sofort richtig einzuordnen. Mit Kategorien kannst du deine Kalenderstruktur optimieren:

• Gehe in den Outlook-Kalender und klicke auf einen Termin

• Wähle über einen Rechtsklick unter „Kategorisieren“ eine Kategorie aus oder erstelle eine neue Kategorie

Nutze verschiedene Farben für verschiedene Arten von Terminen, z. B. Lila für Video-Calls, Orange für interne Termine und Grau für organisatorische To-dos. So erkennst du auf einen Blick, was als Nächstes ansteht und kannst dich besser vorbereiten.

3. Serientermine sinnvoll nutzen

Viele Termine wiederholen sich regelmäßig. Mit der Funktion "Serientermine" in Outlook kannst du wiederkehrende Termine effizient organisieren:

• Erstelle einen Termin und klicke auf „Serientyp“

• Wähle das gewünschte Intervall (täglich, wöchentlich, monatlich oder individuell angepasst) aus

Durch diese Routine kannst du dir die Termine besser einprägen und das Risiko, dass du den Termin vergisst, schrumpft auf ein Minimum. Außerdem sparst du dir eine Menge Zeit, da du die Termine nicht jedes Mal neu erstellen musst, wie z. B. für jeden Monat einen Termin für die Team-Besprechung einzustellen.

4. Aufgaben in den Kalender integrieren

Oft bleiben wichtige To-dos in deiner Aufgabenliste oder auf deinem Notizblock zurück, die aber vielleicht zur Vorbereitung auf einen Termin unbedingt zu berücksichtigen sind. Integriere sie daher direkt in deinen Outlook-Kalender:

• Klicke in deiner Kalenderansicht auf die Registerkarte Ansicht, Bereich Layout

• Klicke hier auf "Tägliche Aufgabenliste" und wähle "Normal" aus

Nutze hier unbedingt wieder die Erinnerungs-Funktion, um rechtzeitig an die Erledigung erinnert zu werden.

Fazit

Mit diesen einfachen Einstellungen wird dein Outlook-Kalender zum perfekten Organisations-Tool. Keine vergessenen Termine mehr, keine unnötige Hektik, sondern ein klar strukturierter Überblick über deine To-dos und Meetings.

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Bis bald, deine Alex ✨