E-Mail-Chaos adé: In 3 Schritten zu einem langfristig funktionierenden Outlook-System
- Alexandra Hendriks
- 2. Mai
- 4 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 5 Tagen
Du kennst das: Dein Outlook-Postfach ist voll, die Ordner sind ein Sammelbecken für alles Mögliche, und du weißt nie so richtig, wo du anfangen sollst, das Feuer zu löschen.
Mir ging es anfangs genau so, aber ich habe mir relativ schnell ein Outlook-System aufgebaut, das dafür gesorgt hat, dass ich heute kein E-Mail-Chaos mehr beseitigen muss und immer Überblick über meine Termine & Aufgaben habe.
Ich habe Outlook quasi zu meinem Organisationstool gemacht.
Und wie auch du das schaffst, teile ich in diesem Blog-Beitrag mit dir.
Inhaltsverzeichnis
Schritt 1: Chaos beseitigen – der Neustart für dein E-Mail-Postfach
Schritt 2: E-Mail-Organisation aufbauen
Schritt 3: Outlook-Routinen etablieren
Fazit: Die Lösung für ein langfristig funktionierendes Outlook-System
Schritt 1: Chaos beseitigen – der Neustart für dein E-Mail-Postfach
Am Anfang empfehle ich dir immer eins: Ausmisten.
Überfüllter Posteingang? Alte Mails, eine komplizierte Ordnerstruktur, veraltete Automatisierungen? Raus damit. Du brauchst erstmal Platz, um wieder klar zu sehen und um dich auf das Wichtige konzentrieren zu können.
Gehe hierfür folgendermaßen vor:
Radikales Aufräumen 💥
Sortiere deine E-Mails nach Datum und lösche Altlasten
» Öffne deinen Posteingang und sortiere nach Datum
» Lösche alles, was älter als 6 Monate ist und nicht mehr relevant ist
» Leere auch den Ordner „Gelöschte Elemente“, damit wirklich Platz geschaffen wird
Nutze die Suchfunktion für schnelles Ausmisten
» Gebe Suchbegriffe ein, wie zum Beispiel: Newsletter, Werbung, Besprechung, Termin, Bestellung, Info, No-Reply etc.
Räume Unterhaltungen automatisch auf
» Anleitung: Rechtsklick auf einen Ordner, Klick "Ordner aufräumen“
Überflüssige Ordner und Ablagestrukturen entrümpeln 📂
Schaue dir deine aktuellen Ordner an
» Lösche oder archiviere Ordner, die du nie benutzt - also in denen du nie E-Mails schiebst oder zu selten. Du erkennst solche Ordner z. B. daran, dass nur 1-2 Mails drin liegen, die du wahrscheinlich nie vermisst hast & mega alt sind 🫣
Entwürfe bereinigen
» Gehe in den Entwurfs-Ordner & leere ihn komplett
Favoriten-Bereich bereinigen
» Lösche Ordner in dem Bereich, die du nicht regelmäßig nutzt, um E-Mails hierhin zu verschieben
Organisationshelfer & Automatisierungen überprüfen & entfernen 🤖
Regeln überprüfen & aufräumen
» Überprüfe deine eingerichteten Regeln & entferne die, die du nicht mehr brauchst
QuickSteps entrümpeln
» Überprüfe deine eingerichteten QuickSteps & entferne die, die du nicht mehr brauchst
Kategorien bereinigen
» Überprüfe deine eingerichteten Kategorien & entferne die, die du nicht mehr brauchst
Outlook-Einstellungen durchgehen & optimieren ⚙️
Ansichtseinstellungen anpassen
» Stelle die Einstellung "Als Unterhaltung anzeigen" ein
» Anleitung: Registerkarte Ansicht, Bereich Nachrichten, Haken setzen bei "Als Unterhaltungen anzeigen"
Ungelesene Nachrichten hervorgehoben lassen
» Anleitung: Registerkarte Datei, Klick Optionen, Bereich Erweitert, Scrollen bis "Outlook-Bereiche", Klick "Lesebereich", Haken entfernen bei "Element als gelesen markieren, wenn neue Auswahl erfolgt"
Schritt 2: E-Mail-Organisation aufbauen
Als Nächstes ist es wichtig, dafür zu sorgen, dass dein Outlook aufgeräumt bleibt.
Und das schaffen wir mit dem Aufbau einer guten E-Mail-Organisation.
Mache dir zu folgenden Punkten mal erste Gedanken:
Ansichtseinstellungen - Magst du gern "alles auf einen Blick" oder lieber kompakt?
Benachrichtigungseinstellungen - Stören dich Benachrichtigungen wie Pop-up-Fenster, Ton?
Leiste für den Schnellzugriff - Auf welche Funktionen kannst du täglich nicht verzichten
Ordner-Favoriten - Hast du wichtige Ordner, in die du regelmäßig E-Mails verschiebst, im Favoriten-Bereich angeheftet?
Kategorien - Überlege dir, welche Kategorisierung deiner E-Mails dir mehr Überblick verschaffen könnte. Ggf. nach Aufgabenbereichen oder nach To-do-Status etc.?
QuickSteps & Regeln - Welche manuellen Schritte führst du regelmäßig durch? Sei es das Verschieben von E-Mails in Ordner, das Weiterleiten von bestimmten E-Mails an Personen oder auch das Markieren von bestimmten E-Mails mit Kategorien. Gehe mal einen typischen Arbeitstag durch und schreibe deine Gedanken dazu auf.
Wenn du deine E-Mail-Organisation im Detail angehen möchtest, lade dir hier meinen
0€-Leitfaden für eine smarte E-Mail-Organisation in Outlook herunter. Darin zeige ich dir, wie du dein Postfach so optimierst, dass es sich fast von selbst organisiert. 🚀
Schritt 3: Outlook-Routinen etablieren
Ordnung ist keine einmalige Aktion, sondern eine Gewohnheit. Mit kleinen Tagesroutinen
(5-10 Minuten) und einem Monats-Check (15-30 Minuten), bleibt dein Postfach dauerhaft in Schuss. Und du behältst den Überblick, ohne täglich neu aufzuräumen.
Ich habe dir hier Beispiel-Routinen aufgeführt, die du direkt in deinen Büroalltag integrieren kannst:
Deine tägliche E-Mail-Routine (5-10 Minuten)
✅ Ungelesene E-Mails checken, Werbung & Unwichtiges löschen
✅ Wichtige Mails direkt bearbeiten, kategorisieren oder zur Nachverfolgung markieren
✅ Bearbeitete Mails aus dem Posteingang verschieben
Monatliche E-Mail-Routine (15-30 Minuten)
✅ Favoriten-Bereich aktualisieren & nicht mehr benötigte Ordner entfernen
✅ Schnellzugriff-Leiste anpassen, neue Funktionen hinzufügen, ungenutzte entfernen
✅ Ordner mit der Funktion „Ordner aufräumen“ entfernen
Fazit: Die Lösung für ein langfristig funktionierendes Outlook-System
Fassen wir nochmal zusammen:
Schritt 1: Befreie deinen Posteingang vom Chaos
Schritt 2: Baue dir deine eigene E-Mail-Organisation auf
Schritt 3: Etabliere Outlook-Routinen in deinen Büroalltag
Damit dein Outlook auch in Zukunft aufgeräumt bleibt, sind Routinen der Schlüssel.
In meinem Outlook-Checklisten-Paket findest du nicht nur Routinen, um deine E-Mail-Organisation auf Stand zu halten, sondern insgesamt 8 sofort nutzbare Checklisten + kompakte Kurzanleitungen (PDF), die dich in deinem Büroalltag mit Outlook unterstützen:
✅ Checkliste 1: Outlook optimal einrichten
✅ Checkliste 2: E-Mail-Chaos beseitigen
✅ Checkliste 3: E-Mail-Organisation aufbauen
✅ Checkliste 4: Routinen für deine E-Mail-Organisation
✅ Checkliste 5: Selbst-Check: E-Mail-Organisation
✅ Checkliste 6: Kalender- und Terminorganisation aufbauen
✅ Checkliste 7: Routinen für deine Kalender- und Terminorganisation
✅ Checkliste 8: Selbst-Check: Kalender- und Terminorganisation
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Deine Alex ✨
